1. CRIANDO UMA ESTRATÉGIA DE GESTÃO DE MUDANÇAS

Quando se trata de evoluções iminentes no gerenciamento de mudanças em escala corporativa, os desafios culturais surgem quase que imediatamente. Essas preocupações são exacerbadas ao implementar softwares complexos como o WMS.

É amplamente aceito que as pessoas tendem a resistir à mudança devido a vários problemas psicológicos, incluindo:

  • Incompreensão da justificativa para uma mudança
  • O medo universal do desconhecido
  • Medo geral sobre o potencial de aprender novas competências operacionais
  • Baixa confiança na tomada de decisões gerenciais
  • Irritação causada por uma força de trabalho “falha em consultar”
  • Má comunicação de gerenciamento
  • Interrupção da rotina
  • exaustão da força de trabalho

Embora esta lista de sensibilidades pareça ser bastante direta, observe que essas questões também implicam a “gestão de muitas pessoas”, em vez de lidar com revisões tecnológicas comparativamente simples.

Portanto, para implementar seu WMS com sucesso, a ação deve ser conduzida desde o início por uma estratégia bem planejada que envolva uma força de trabalho de depósito de baixo para cima.

Veja como elementos individuais de gerenciamento de mudanças podem ajudar a criar um plano de gerenciamento de mudanças consolidado em associação com um projeto WMS:

FORNECER UM QUADRO DE AÇÃO ESTRATÉGICA

Não se pode terminar a menos que um comece. Em nosso cenário de gerenciamento de mudanças, isso significa que a liderança corporativa deve primeiro desenvolver um plano de ação geral da força de trabalho. Elementos associados a este esforço de pesquisa incluem:

  • Organogramas atuais
  • Direcionamento e integração das partes interessadas necessárias (gerentes e equipe do almoxarifado, diretores técnicos, chefe do departamento de TI, etc.)
  • Identificação e integração de gerentes de comitês de projetos necessários
  • Estabelecimento de orientação, restrições e / ou advertências necessárias
  • Estabelecimento do (s) escopo (s) operacional (is) necessário (s) da empresa
  • Identificação projetada e definição de ações de força de trabalho e sistemas
  • Definições detalhadas relacionadas aos papéis e responsabilidades do projeto
  • Definição e desenvolvimento de um processo de gerenciamento de mudanças de ponta a ponta
  • Convocar e lançar atividades do comitê do projeto

O sub-objetivo aqui é estabelecer claramente o que, quem e como a empresa envolverá sua força de trabalho para apoiar o objetivo final do projeto de implementar um novo WMS.

ESTIMULANDO A SUA ADMINISTRAÇÃO SÊNIOR

Enquanto o processo de gerenciamento de mudanças começa, os participantes afetados de nível sênior e intermediário devem começar a se engajar com a classificação da força de trabalho.

Esse esforço colaborativo pode ser iniciado de várias maneiras:

  • Reuniões informais formais
  • Reuniões de divisão, departamento e seção
  • “Conhecimentos e cumprimentos” informais com representantes da força de trabalho
  • Prospecção de pessoa a pessoa
  • Nesse caso, os representantes de alta e média gerência devem servir como modelos.

AO CRIAR UM CALENDÁRIO DE FORMAÇÃO DE FORÇA DE TRABALHO CONCRETO

Uma vez que os gerentes de supervisão estejam trabalhando, os membros do comitê do projeto e os participantes operacionais devem começar o desenvolvimento de um plano de treinamento do WMS para a força de trabalho. Nesse caso, o objetivo é garantir que todos “recebam o memorando” quando se trata do programa de treinamento, assegurando, ao mesmo tempo, que quaisquer pontos fracos prováveis ​​de recursos humanos possam ser expelidos.

AO FORNECER O QUADRO PARA UM “LANÇAMENTO DE SOFT”

Ao considerar a implementação do WMS, deve-se esperar que um esforço corporativo paralelo esteja em andamento no lado da integração de sistemas do projeto WMS geral. Consequentemente, assumindo que o treinamento e os esforços tecnológicos estão em vigor, um lançamento “suave” ou “de treinamento” deve ser iniciado. O objetivo, neste caso, é testar e validar o projeto de treinamento do WMS e sua plataforma WMS de apoio, em paralelo com os atuais processos e sistemas de armazenamento, estoque e cadeia de suprimentos.

Quando o lançamento inicial estiver concluído, todos os participantes operacionais relevantes, ou seja, gerentes de logística, analistas de inventário, administradores, etc., deverão conduzir uma rodada de lições aprendidas. O objetivo neste evento é identificar e resolver os pontos fracos que podem causar uma falha antes de um lançamento físico ou passar para as operações da próxima etapa.

PREPARANDO O CAMPO PARA O GO-LIVE

Supondo que a análise de lacunas e quaisquer ações corretivas sejam bem-sucedidas, a força de trabalho deve incorporar o projeto necessário e a confiança prática, enquanto os gerentes de depósito na cadeia da organização devem ser igualmente claros sobre o que acontecerá quando uma implementação final for iniciada.

Concedido que esta é uma estrutura de plano bastante simples, e dependendo da escala de uma empresa particular, mais ou menos elementos podem ser aplicados como uma questão prática. No entanto, deve dar uma capacidade de obter uma compreensão geral do que será necessário.

  1. DECIDIR SE VOCÊ DEVE CONVIDAR UM CONSULTOR DO WMS

Ao implementar um WMS, qualquer decisão de contratar consultores terceirizados tende a abrigar altos e baixos. Como regra geral, a maioria dos gerentes de depósito normalmente não aprecia os investigadores de negócios que estão vasculhando os bastidores. Muitas vezes, eles identificam fraquezas prováveis ​​que os gerentes prefeririam deixar passar do que iniciar um processo de gerenciamento de mudanças que poderia levar a uma conturbada sobrecarga da força de trabalho interna.

Dito isso, a partir de um processo mais finito, sistemas ou perspectiva de suporte, os consultores do WMS podem ser bastante úteis – contanto que você tenha se envolvido corretamente, é claro. Aqui estão três situações em que consultores de terceiros podem ajudar se o barramento da empresa se encontrar em uma vala.

ONDE A VISÃO DO TÚNEL DA EMPRESA É UMA QUESTÃO

Independentemente da aplicação, há três motivadores de interesse críticos quando se trata de gerenciamento de sistemas corporativos:

  • medir o passado
  • gerir a corrente
  • inclinando-se para o futuro

Enquanto a maioria dos gerentes de depósito gostaria de acreditar que seus níveis de recursos estão sempre no mesmo patamar, as limitações muitas vezes forçam as preocupações passadas e futuras a irem embora, em favor de ter que responder ao presente.

Os problemas causados ​​por isso geralmente se manifestam a jusante na forma de visão técnica de túnel. Isso leva a visões estreitas e entrincheiradas do que aconteceu com a empresa no passado e por que as coisas precisam ser diferentes no futuro (que não são necessariamente bem consideradas).

É nesse ponto que um consultor de WMS pode ser útil, uma vez que o objetivo de qualquer consultoria legítima é ajudar a fornecer à empresa ‘olhos novos’, enquanto oferece maneiras mais eficientes para uma empresa ir mais longe e mais rapidamente, a um custo menor.

ONDE AS DECISÕES DIFÍCEIS PRECISAM SER FEITAS

Isso está relacionado à perspectiva de “visão reduzida” mencionada acima, no entanto, neste caso, capacidades internas limitadas representam uma restrição de negócios inteiramente finita.

Por exemplo: ao considerar a remoção e / ou substituição de um WMS legado, quantos FTEs diretos estão atualmente envolvidos com o sistema permanente?

Alguém poderia sugerir que uma pergunta tão direta deveria exigir uma resposta direta. No entanto, isso não é verdade, uma vez que, a qualquer momento, uma empresa considera uma mudança significativa nos sistemas, os funcionários da força de trabalho provavelmente serão afetados, direta ou indiretamente. Você pode precisar de menos funcionários do warehouse ou exigir que eles trabalhem menos horas devido aos recursos de automação do seu novo software, por exemplo.

A próxima coisa que você sabe, um problema de cultura da força de trabalho emerge que terá que ser tratado com firmeza. No final do dia, se o potencial do sistema recém-definido exigir que você faça parte da equipe de seu armazém, isso poderá causar ainda mais transtornos no futuro.

O gerenciamento interno deve sempre andar suavemente nesses casos, caso contrário, um baralho comercial pode cair em um piscar de olhos. Por outro lado, os consultores do WMS podem não apenas ajudar a definir quaisquer impactos de mudança de forma clara e eficiente, minimizando a contenda da força de trabalho, mas também definir maneiras de manter um núcleo de força de trabalho que faz parte do objetivo do gerenciamento.

De qualquer forma, o consultor aceita o calor e não a administração, o que provavelmente vale vários milhares de dólares em eficiência de processos perdidos.

ONDE OS PROPRIETÁRIOS-CHAVE TÊM O CONHECIMENTO DO MERCADO LIMITADO

Este elemento de inteligência de negócios também se aplica à cultura da visão de túnel; e os salários da tomada de decisão gerencial em geral, quando se considera um WMS.

Como regra geral, os gerentes de empresas bem-sucedidos normalmente esperam que suas decisões sejam um pouco acima de outros pares, mas, com o tempo, o sucesso repetido também tende a gerar arrogância. Só porque o CIO tem um MBA da Wharton e o Diretor de TI é Bacharel em Ciência da Computação pelo MIT, isso não significa necessariamente que esses executivos estejam totalmente atualizados com as soluções logísticas modernas, ou qualquer outro conhecedor do assunto.

Um consultor externo pode ajudar a manter isso em cheque e trazer conhecimento especializado do mercado para a mesa. O seu CIO pode não conhecer os detalhes da integração de uma nova solução de armazém ao seu ERP existente, mas um consultor experiente já viu tudo isso antes e pode sugerir a melhor maneira de avançar.

  1. TREINE SUA FORÇA DE TRABALHO PARA USAR O NOVO SISTEMA

Embora muitas pessoas assumam que o WMS é bastante simples, quanto maior a complexidade associada a um sistema, mais treinamento será exigido por todos os envolvidos. Isso é particularmente verdadeiro quando o esforço está sendo conduzido por um novo sistema de gerenciamento de armazém, em vez de atualizado.

Portanto, aqui estão alguns elementos para lembrar quando você está se preparando para um programa de treinamento geral, juntamente com a configuração para treinar com base em sessões de quebra de módulo individuais.

O TEMPO É DA ESSÊNCIA, MAS FACILMENTE À FRENTE É MELHOR

Por alguma razão, as empresas tendem a tentar cortar suas próprias gargantas quando o treinamento do usuário do WMS está envolvido.

Talvez isso tenha a ver com as realidades práticas da implementação de novos softwares ao lidar com a força de trabalho de uma empresa, ou talvez tenha mais a ver com fatores de custo puros. De qualquer forma, muitos quadros de alta gerência tentam acelerar os regimes de treinamento complexos ou abreviam seu caminho para a conclusão.

Em qualquer caso, cada uma dessas faixas de decisão pode levar à perda de eficiência, dinheiro – e, finalmente, perda de desempenho da empresa, que pode acabar sendo o início de uma espiral de morte empresarial a partir do depósito.

A verdade aqui é tomar a quantidade certa de tempo para garantir que todos estejam à vontade antes de girar um sistema e pagar enormes dividendos no futuro. Então faça o que for necessário na primeira vez e simplesmente evite os desafios associados a ter que fazer isso.

AULAS PEQUENAS OU UMA GRANDE PALESTRA: TODA A CONTA ESTÁ CHEGANDO CERTA

Essa decisão sempre será acumulada para a natureza subjetiva de cada empresa. Em grande medida, a estrutura e o tamanho de cada programa de treinamento podem ser definidos em grande parte pela escala e pelo empreendimento, pelo tamanho de sua força de trabalho em WMS e pela complexidade do sistema em questão.

Neste último caso, a funcionalidade necessária será aplicada como elemento crítico em todo o

Quanto mais funções a empresa desejar, maior e mais granular deve ser o programa de treinamento. No final do dia, se a empresa-alvo for uma pequena operação com funcionalidade mínima do WMS, um único programa de “grande local” será aplicado com perfeição.

No entanto, se o sistema específico for hospedado em uma empresa de larga escala, com muitas partes móveis para gerenciar, é provável que uma única grande orientação de quadro, seguida por uma série de sessões secundárias subordinadas, seja preferível. Mais uma vez, o objetivo é acertar na primeira vez,

Portanto, considere seus próprios desafios de complexidade de escala e sistemas antes de estabelecer seu regime de treinamento.

Se a equipe do seu depósito trabalhar com rotações de turno, você precisará incluir isso no seu plano de treinamento. Esperar que você coloque toda a sua equipe em uma sessão de treinamento provavelmente não é realista e, idealmente, você quer minimizar o tempo que eles gastam fora do depósito.

Cada empresa tem uma abordagem para esse problema que funciona melhor para eles. Aqui estão alguns pontos de partida que você pode adaptar à sua força de trabalho.

  • Treinamento específico do recurso: execute sessões de treinamento específicas do recurso, com os funcionários participando apenas das sessões relevantes para eles. Os selecionadores não precisam de amplo conhecimento dos recursos analíticos do software, por isso não adianta participar de sessões de treinamento extensivas
  • Treinamento em rajadas curtas: em vez de tirar os funcionários do trabalho por uma tarde, treine-os em intervalos curtos.
  • Treinamento incentivado: treinar os funcionários durante o horário de trabalho consome um tempo valioso, mas ninguém quer ficar cerca de uma hora depois do trabalho para uma sessão de treinamento obrigatória. Se você seguir esse caminho, prepare-se para uma quantidade razoável de resistência. Oferecendo recompensas – como pagamento de horas extras, comida grátis ou tempo-in-lieu

– pode ser uma boa maneira de suavizar o acordo para aqueles cujo padrão de mudança exige o sacrifício do tempo livre para atividades relacionadas ao trabalho.

TREINAMENTO VIRTUAL VERSUS DE ENFRENTAMENTO: A DECISÃO DEPENDE DA ESCALA

A economia global de hoje representa uma série de desafios para os quadros de treinamento do WMS e, em grande parte, se acumula em escala empresarial. Muitas empresas maiores operam offshore e o software WMS integra-se a módulos autônomos localizados que fazem negócios e fornecem os registros ERP necessários por meio de processamento em lote periódico ou operam com base em comunicações baseadas em pares em tempo real.

No primeiro caso, o treinamento do WMS pode ser propagado a partir de uma sede, seja com operadores remotos do WMS participando de sessões de classe na sede ou solicitando que a matriz envie instrutores para o local. A opção “compareça pessoalmente” oferece várias vantagens, incluindo a capacidade de permitir que pessoas remotas tenham a oportunidade de “ver e ser visto” por vários chefes.

No entanto, em empresas particularmente grandes, a educação virtual tende a ser a tendência atual por vários motivos, mas o mais importante é o custo – já que tentar executar uma ou mais rodadas de treinamento do WMS, associado a quadros de força de trabalho em 20 países pode criar problemas logísticos e de custo para a empresa-mãe. Novamente, tudo depende de como você dimensiona seu esforço e da complexidade dos seus requisitos de WMS.

Você também precisará considerar o acesso ao hardware para treinamento de funcionários que não sejam do escritório. Parece óbvio, mas se o treinamento exigir que todos os participantes tenham acesso individual a um computador, certifique-se de que você pode acomodar isso. Não faz sentido tirar a equipe do depósito para dar a eles um treinamento abaixo do padrão e com poucos recursos que eles não se lembrarão. Você perderá a produtividade, não verá os benefícios desejados em seu novo software e precisará refazê-lo em algum momento. Isso é ineficiente e caro.

  1. MIGRAÇÃO DOS DADOS DO ARMAZÉM AO NOVO SISTEMA

Como é de se esperar, qualquer grande migração de dados do warehouse envolve várias etapas necessárias. No entanto, de todos os elementos mais críticos envolvidos, testar a estabilidade e a precisão finais de uma atualização consequente do WMS talvez seja a mais importante para a maioria dos operadores corporativos.

Isso porque, uma vez que uma empresa tenha migrado todos os seus dados, as próximas perguntas geralmente se tornam:

  • Os registros resultantes fornecem informações com precisão e, como anunciado
  • Quando a empresa pode começar a alavancar o valor das próximas etapas?

Aqui estão algumas maneiras de definir e executar uma migração de dados do WMS, sem ter que lidar com muita confusão e confusão.

PLANEJAMENTO DE TEMPO PARA CONCLUIR

Antes de começar a validar a eficiência de suas informações e a migrar os dados do warehouse, é melhor estabelecer expectativas sobre o tempo necessário para concluir o esforço.

Por exemplo, o que você deseja do processo de teste geral – você está procurando precisão primeiro ou a velocidade aprimorada será o fator mais importante? Acredite ou não, esses elementos são importantes, já que “como o usuário se sente” desde o início acabará orientando a maioria das rodadas de validação. Então, descubra o que você vai querer do sistema primeiro de um tempo para completar a perspectiva; então prepare-se para fazer as investigações empíricas.

QUALIDADE DE DADOS DE WMS

Este é realmente o lugar onde a borracha geralmente chega à estrada. Nesta etapa, é melhor garantir que sua documentação esteja pronta, incluindo mapas de dados do WMS ‘antes e depois’, preocupações com segurança, disponibilidade de políticas e regras de negócios e todos os outros recursos administrativos necessários para se preparar para revisar e medir o novo banco de dados.

Se você não gastar o tempo adequado para executar esse processo corretamente, estará trabalhando no escuro. e todo mundo sabe que coisas muito ruins acontecem à noite. Antes de migrar, certifique-se de que os níveis de estoque, o local do inventário e todas as informações contábeis armazenadas no seu WMS legado estejam atualizados. Não faz sentido migrar dados antigos. Isso só confundirá as coisas a longo prazo.

 

O PROCESSO DE MIGRAÇÃO DE DADOS DO WMS

Atualmente, as migrações de dados do WMS envolvem movimentos de sistemas baseados em premissas para a nuvem. Embora essa decisão acarrete seu próprio conjunto de desafios, há uma vantagem clara no futuro, principalmente se você estiver transferindo seus dados para uma das redes públicas mais respeitáveis, como a Amazon Web Services (AWS). Nesse caso, o ambiente ajuda o testador, já que a AWS abriga vários sistemas automatizados altamente úteis que permitem ao usuário estabelecer e executar regimes de teste em um modo autônomo.

Isso significa que tudo o que você precisa fazer é gerenciar os resultados de seu esforço comparando o que acha que acontecerá com o que realmente acontece, incluindo o anúncio de um ou mais fracassos. Neste último caso, o sistema automatizado pode ajudar com quaisquer ações corretivas e, em seguida, executar a rotina novamente após a conclusão da correção.

Mais do que tudo, os processos de teste devem ser simples o suficiente para “ver” os problemas; então

corrigi-los antes que o usuário comece a girar todo o sistema para alcançar o status operacional ativo. No entanto, com automação ou não, quanto mais detalhes você e seu quadro de TI aplicar durante a configuração do teste, os melhores resultados serão obtidos durante a migração de dados do WMS.

  1. LANÇAMENTO DO WMS E GO-LIVE

Independentemente do trabalho preparatório que você faz, há sempre um pouco de estresse associado ao corte e ao lançamento de um novo WMS. Parte disso tem a ver com o medo geral do desconhecido, e parte disso tem a ver com mais preocupações comerciais, como se um novo sistema fará o que deveria fazer pela sua empresa.

De qualquer forma, a tensão e o desconforto sempre acompanharão uma nova implementação de software. Dito isto, existem alguns passos que você pode tomar para tornar seu WMS mais prático para todos os envolvidos:

PREPARE UM PLANO DE LANÇAMENTO DETALHADO

Como mencionado acima, o medo do desconhecido é uma parte intrínseca de qualquer evolução viva. Consequentemente, em vez de operar com base na suposição e na conjectura, é melhor trabalhar a partir de um plano finito e mensurável, no qual todos podem fazer furos antes de entrar em operação. Uma vez que este processo esteja completo, e todos tenham se conectado apropriadamente, as coisas geralmente funcionam muito melhor e o seu WMS vai funcionar muito mais suavemente.

Aqui estão alguns dos elementos que devem ser incluídos em um plano útil:

  • Revise e atue em todos os resultados de testes anteriores
  • Rede: valide dispositivos, conectividade e sistemas de segurança aplicados
  • Hardware: assegure-se de que computadores, monitores, cabos de dispositivos de navegação, impressoras, scanners e servidores estejam prontos para o software
  • Interfaces: validar ganchos de módulo, manipuladores, datastores, conectividade de data center
  • Software: teste cada unidade, assegurando que todos os módulos do sistema estejam completos para telas, modelos, relatórios e outros requisitos
  • Emitir certificados formais de equipe para treinamento de conformidade
  • Validar os signoffs para cada fluxo de trabalho e mapa de processo
  • Analise as políticas de sistemas com as principais partes interessadas e reafirme a adesão dos sistemas.
  • Garantir que os recursos de parceiros, operacionais e de suporte estejam disponíveis

Essa pode ser uma tarefa óbvia do plano, mas você ficará surpreso com quantas pessoas da empresa se esquecem de fornecer recursos quando é hora de acender as luzes. Não seja conservador com planejamento e alocação de recursos, já que no caso de um novo WMS, todos serão impactados de uma forma ou de outra. Portanto, esteja pronto e atenda de acordo.

EXECUTAR UMA REUNIÃO DE LANÇAMENTO FORMAL

Este é um pouco útil de tarefas orientadas para garantir que todos que estão diretamente envolvidos no lançamento estejam na mesma página, ao mesmo tempo, usando as ferramentas certas.

OBTENHA UM SINAL FORMAL ON THE GO LIVE

Um pouco de pompa e circunstância tradicionais serve como um anúncio final de “pronto, objetivo, fogo” para o seu WMS entrar em operação. Sua abordagem também é aplicada como um elemento de construção de equipe, uma vez que o sinal formal e público está completo, o dado é lançado, por assim dizer.

EXECUTAR O GO-LIVE

Você encontrará esta lista de verificação útil durante os estágios iniciais caóticos do seu funcionamento. Não é um ajuste perfeito para todos, mas servirá como um modelo útil para você construir seu próprio plano para o dia.